Cleemy (Lucca) : gérer ses notes de frais simplement, mode d’emploi

Le Code de commerce impose aux entreprises de conserver leurs pièces comptables et justificatifs pendant dix ans. Cette exigence donne une portée très concrète au traitement des notes de frais : chaque dépense professionnelle doit être saisie, expliquée, validée, comptabilisée et archivée correctement. Cleemy, le logiciel de gestion des dépenses édité par Lucca, rassemble ces opérations dans un même environnement. Le salarié photographie son reçu, renseigne le motif et soumet sa dépense. Le responsable contrôle la demande selon la politique interne, tandis que l’équipe financière prépare le remboursement et l’export comptable.

Cette organisation réduit les échanges dispersés entre feuilles de calcul, courriels et justificatifs papier. Elle apporte aussi un cadre commun aux repas, déplacements, nuitées, achats ponctuels et indemnités kilométriques. Pour en tirer profit, l’entreprise doit néanmoins configurer ses règles avec soin : plafonds, circuits d’approbation, catégories comptables, moyens de paiement et contrôles documentaires. Ce mode d’emploi détaille le parcours complet, depuis le paramétrage de Cleemy jusqu’au suivi des remboursements. Il précise également les responsabilités du salarié, du manager, de la finance et de l’administration, avec des méthodes applicables aux petites équipes comme aux organisations réparties sur plusieurs établissements.

Configurer Cleemy Lucca pour structurer la gestion des notes de frais

Le déploiement de Cleemy commence par une représentation fidèle de l’organisation. L’administrateur renseigne les établissements, les entités juridiques, les groupes de collaborateurs et les responsables de validation. Une entreprise comptant plusieurs sites peut appliquer des circuits distincts selon l’établissement ou le service. La direction commerciale fera, par exemple, valider ses déplacements par son responsable, tandis que les dépenses d’une direction pourront suivre un contrôle financier complémentaire.

Cette cartographie évite qu’une demande reste sans destinataire. Elle doit reprendre les délégations réellement pratiquées et prévoir les absences. Un circuit trop complexe ralentit le traitement, surtout lorsque trois ou quatre approbations successives portent sur une dépense courante. À l’inverse, une chaîne trop courte peut priver la finance d’un contrôle utile sur les montants élevés ou les catégories sensibles.

Créer des catégories adaptées aux dépenses professionnelles

Les catégories constituent la base du classement. Repas, hôtel, train, avion, taxi, stationnement, fournitures ou réception client correspondent à des traitements différents. Chaque nature peut recevoir un compte comptable, un régime de TVA, une règle de plafond et des champs obligatoires. Pour un repas d’affaires, l’entreprise peut demander le nombre de convives, le contexte professionnel et le nom des participants concernés.

Une nomenclature trop détaillée décourage les utilisateurs. Une liste trop générale reporte le tri sur la comptabilité. Le bon équilibre consiste à reprendre les postes réellement rencontrés et les distinctions nécessaires aux écritures. Une société sans véhicule de service n’aura guère besoin de nombreuses catégories de carburant. Une structure qui organise fréquemment des événements devra distinguer restauration, hébergement, location de salle et transport.

Paramétrer les plafonds et les alertes dans Cleemy

Les plafonds traduisent la politique interne dans l’outil. Ils peuvent concerner le montant d’un repas, le prix d’une nuitée ou la classe de réservation autorisée. Lorsqu’une dépense dépasse une limite, le logiciel peut la signaler afin que le salarié fournisse une explication et que le valideur prenne une décision documentée. Le dépassement ne signifie pas toujours un refus automatique : un salon professionnel organisé dans une ville où les hôtels sont chers peut justifier une exception.

Les règles doivent rester compréhensibles. Un guide interne court, associé aux contrôles de Cleemy, produit généralement de meilleurs résultats qu’un règlement composé de dizaines de cas particuliers. La date d’effet de chaque règle mérite aussi une attention particulière. Lorsqu’un plafond évolue, les dépenses antérieures ne doivent pas être jugées selon une règle communiquée après leur engagement.

Élément à paramétrer	Utilité opérationnelle	Point de contrôle
Catégories de frais	Classer les dépenses et préparer les écritures	Éviter les doublons entre catégories proches
Plafonds internes	Encadrer les montants remboursables	Prévoir une procédure d’exception
Circuits de validation	Orienter chaque demande vers le bon responsable	Gérer les absences et les délégations
Comptes comptables	Faciliter l’export vers la comptabilité	Vérifier le plan de comptes de chaque entité
Modes de paiement	Distinguer avance personnelle et carte d’entreprise	Empêcher un remboursement indu

Distinguer les paiements personnels des cartes d’entreprise

Le moyen de paiement détermine le traitement financier. Une dépense avancée par un salarié crée une somme à lui rembourser. Une opération réglée par carte d’entreprise ne doit pas générer un second versement au porteur. Cleemy permet d’organiser cette distinction lorsque les moyens de paiement et les flux concernés sont correctement configurés.

Le rapprochement des transactions par carte peut alléger la saisie. Le titulaire associe la pièce correspondante, complète le motif et vérifie la catégorie proposée. Le service comptable identifie alors les opérations sans reçu ou sans explication. Cette automatisation améliore le repérage des anomalies, mais elle ne transforme pas une transaction bancaire en justificatif fiscal complet.

Une phase pilote apporte des résultats utiles avant la généralisation. Un groupe représentatif teste les repas, les déplacements, les achats en devises et les frais kilométriques. Les retours portent sur les intitulés, les alertes et la fluidité des approbations. La configuration peut alors être corrigée avant l’ouverture à l’ensemble des collaborateurs, ce qui réduit les demandes d’assistance et les blocages au premier mois.

Saisir une note de frais dans Cleemy étape par étape

La saisie débute au moment où la dépense est engagée. Un reçu photographié immédiatement risque moins d’être perdu, froissé ou oublié dans une poche. Depuis l’application mobile, l’utilisateur lance le téléchargement des justificatifs et contrôle les informations reconnues. Selon la pièce et la qualité de l’image, le système peut extraire des éléments comme la date, le montant ou le commerçant.

L’utilisateur doit relire ces données. Un reflet sur un ticket, une impression pâlie ou une devise peu visible peut entraîner une lecture imparfaite. La photographie doit montrer l’intégralité du document, avec les montants et les mentions utiles. Un cadrage serré qui supprime le pied du reçu prive parfois la comptabilité d’informations nécessaires.

Photographier et rattacher un justificatif exploitable

Le document doit être lisible et correspondre à la dépense déclarée. Pour une facture d’hôtel comprenant une nuitée, un petit-déjeuner et un stationnement, la pièce détaillée permet de répartir correctement les postes. Le simple reçu de carte bancaire prouve un paiement, mais il ne décrit pas toujours la prestation achetée ni la TVA applicable.

Le salarié peut conserver le justificatif papier selon les règles définies par son entreprise, notamment tant que la procédure de numérisation et d’archivage n’a pas été validée. La valeur d’une copie numérique dépend de son intégrité, de sa lisibilité et des conditions de conservation. L’administration fiscale encadre la numérisation des pièces établies ou reçues sur support papier dans l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales présenté au BOFiP.

Compléter le montant, la catégorie et le motif professionnel

Une saisie correcte décrit la réalité économique de l’achat. La catégorie sélectionnée doit correspondre à la pièce, tandis que le motif établit le lien avec l’activité. La formule « déplacement client » reste souvent trop vague. Une mention indiquant l’objet du rendez-vous, la ville et le projet concerné facilite le contrôle sans exiger un long commentaire.

Pour un repas partagé, les informations demandées suivent la politique de l’entreprise. Le déclarant peut renseigner les participants et la finalité professionnelle. Pour un trajet, il vérifie les dates et la destination. Une dépense rattachée à un projet, un centre de coûts ou une mission doit recevoir l’imputation adéquate dès la saisie, car une correction tardive mobilise plusieurs intervenants.

1. Photographier ou importer le justificatif complet.
2. Contrôler la date, le fournisseur, le montant et la devise.
3. Sélectionner la catégorie correspondant à l’achat réel.
4. Préciser le motif professionnel et les participants si nécessaire.
5. Choisir le moyen de paiement utilisé.
6. Ajouter le projet, le client ou le centre de coûts demandé.
7. Lire les alertes avant de transmettre la demande.

Déclarer un déplacement kilométrique et une dépense en devise

Les indemnités kilométriques ne reposent pas sur un ticket de caisse. Le collaborateur renseigne le trajet professionnel, la distance et le véhicule autorisé dans son profil. Le calcul dépend ensuite des règles installées par l’entreprise et du barème applicable. Les trajets domicile-travail suivent un traitement distinct des déplacements réalisés pour une mission professionnelle.

Les dépenses en devise exigent une vérification supplémentaire. L’outil peut convertir le montant selon le paramétrage disponible, tandis que le débit bancaire permet parfois de confirmer la somme réellement supportée. Des frais de change peuvent apparaître séparément. Le salarié doit éviter d’ajouter deux fois le même achat, une première fois avec le reçu étranger et une seconde avec la ligne bancaire.

Relire la demande avant son envoi

Cleemy peut regrouper les opérations dans une note soumise au responsable. Avant cet envoi, l’utilisateur contrôle les pièces manquantes, les doublons et les alertes de plafond. Il vérifie également qu’un achat réglé avec une carte professionnelle n’est pas présenté comme une avance personnelle. Cette relecture prend quelques minutes lorsque les reçus ont été déposés au fil de l’eau.

Une note refusée revient généralement avec un commentaire. Le salarié corrige la catégorie, complète le motif ou remplace une image illisible, puis soumet de nouveau l’ensemble. Un refus bien expliqué entretient une relation de travail plus sereine qu’un rejet sans motif. Dans une logique de simplification, les commentaires standardisés peuvent traiter les erreurs courantes tout en laissant de la place aux situations particulières.

La fréquence de déclaration influence directement le délai de remboursement. Une transmission mensuelle convient à de nombreuses structures, tandis que les collaborateurs exposés à des avances importantes peuvent bénéficier d’un rythme plus rapproché. Le calendrier doit indiquer une date de soumission, un délai de validation et une échéance de paiement, afin que chacun sache quand son dossier sera traité.

Valider les notes de frais et organiser le remboursement avec Lucca

Le responsable examine la cohérence professionnelle de la demande. Il connaît la mission, les déplacements autorisés et les contraintes rencontrées par son équipe. Son contrôle ne se limite donc pas à comparer un montant avec un plafond. Il vérifie que la dépense sert l’activité, qu’elle respecte les règles internes et qu’une éventuelle exception possède une justification suffisante.

Le valideur doit agir dans un délai prévisible. Une note laissée en attente bloque le travail de la finance et retarde le versement au salarié. Les délégations temporaires sont utiles pendant les congés ou les absences prolongées. Elles doivent rester formalisées afin de préserver une trace claire de la décision prise.

Contrôler sans transformer chaque demande en enquête

Le contrôle gagne à être proportionné au risque. Une dépense habituelle, correctement justifiée et située sous les plafonds appelle une vérification rapide. Un montant élevé, un reçu incomplet ou une opération inhabituelle mérite davantage d’attention. Les alertes du logiciel orientent le regard vers ces écarts et évitent d’appliquer le même effort à toutes les lignes.

Les doublons constituent un cas fréquent. Ils peuvent provenir d’une photographie envoyée deux fois ou d’une confusion entre transaction bancaire et déclaration manuelle. Un contrôle croisant la date, le fournisseur et le montant aide à les repérer. Les outils automatisés signalent les ressemblances, puis un humain confirme s’il s’agit d’un doublon réel ou de deux achats identiques.

Approuver, refuser ou demander une correction

L’approbation atteste que la dépense correspond à la mission et respecte le cadre applicable. Le refus doit préciser la raison : justificatif absent, catégorie erronée, montant personnel inclus ou absence de motif professionnel. Une demande de correction convient lorsque le fond reste recevable mais que le dossier manque d’informations.

Les repas comportant une part personnelle illustrent bien cette distinction. Si une facture réunit une consommation professionnelle et un achat privé clairement identifiable, le salarié doit déclarer uniquement la portion remboursable selon la procédure interne. La pièce complète reste jointe, tandis que le montant saisi reflète la somme demandée. Le manager peut alors approuver sans faire supporter l’achat personnel à l’entreprise.

Préparer le paiement et l’export comptable

Après validation, l’équipe financière effectue ses contrôles. Elle examine les imputations, les taux de TVA, les comptes de tiers, les axes analytiques et le mode de règlement. Les données peuvent ensuite être exportées vers le système comptable compatible avec l’organisation. La qualité du paramétrage initial détermine le nombre de corrections nécessaires à cette étape.

Le remboursement peut passer par un virement dédié ou par le cycle de paie, selon le fonctionnement retenu. Une note validée ne signifie pas toujours que l’argent a déjà été versé. Les statuts doivent distinguer l’approbation, la comptabilisation et le paiement. Cette précision limite les relances adressées au manager lorsque le dossier se trouve déjà auprès de la finance.

Le salarié doit pouvoir identifier la période de règlement. Un calendrier simple peut prévoir une clôture à date fixe, un contrôle durant les jours suivants puis un versement programmé. Les montants importants justifient parfois un traitement anticipé. L’entreprise évite alors que ses collaborateurs financent durablement des déplacements effectués pour son compte.

Traiter les avances et les remboursements exceptionnels

Une avance peut être accordée avant une mission coûteuse. Après le déplacement, les dépenses réelles viennent solder cette somme. Si le total est supérieur, l’entreprise verse le complément. S’il est inférieur, le salarié restitue le reliquat selon la procédure prévue. Cleemy doit refléter ces mouvements afin d’éviter qu’une avance soit oubliée au moment de payer la note.

Les exceptions nécessitent une trace. Une nuit d’hôtel au-dessus du plafond peut être acceptée en raison d’un congrès, d’une réservation tardive imposée par le client ou d’une offre locale limitée. Le commentaire du responsable explique la décision et facilite un contrôle ultérieur. Une exception documentée ne modifie pas automatiquement la règle générale appliquée au reste des équipes.

Sécuriser les justificatifs, la TVA et la conformité des dépenses

Une note de frais engage plusieurs domaines : droit du travail, fiscalité, comptabilité et politique interne. Le remboursement correspond à une dépense supportée pour les besoins de l’activité, sous réserve qu’elle soit justifiée et respecte les conditions applicables. Le site de l’Urssaf consacré aux frais professionnels distingue ces sommes de la rémunération lorsque leur nature professionnelle et leurs modalités de prise en charge sont établies.

L’entreprise doit donc pouvoir expliquer la dépense. Un ticket lisible ne suffit pas si le motif reste personnel ou indéterminé. À l’inverse, un motif détaillé ne remplace pas la pièce lorsque celle-ci est nécessaire. Cleemy réunit ces éléments dans une même fiche et conserve l’historique des validations selon les fonctions configurées.

Vérifier la qualité fiscale du justificatif

Une facture exploitable comporte les mentions correspondant à l’opération et au fournisseur. La date, l’identité du vendeur, la désignation, les montants et les informations relatives à la TVA jouent un rôle important. Les exigences varient selon la nature du document et de la transaction. Une facture complète offre généralement davantage d’informations qu’un reçu de paiement bancaire.

La récupération de TVA n’est pas automatique. Elle dépend de la dépense, de l’usage professionnel, du justificatif et des règles fiscales applicables. Les frais d’hébergement, de transport ou de restauration peuvent recevoir des traitements différents. Le paramétrage par catégorie aide à orienter les écritures, mais la comptabilité doit contrôler les cas qui sortent du schéma habituel.

Pour les frais de restaurant, la facture doit permettre d’identifier l’opération et les montants concernés. Les informations relatives à l’entreprise cliente peuvent être nécessaires selon le document et le montant. Le collaborateur a intérêt à demander une facture adaptée au moment du paiement, car obtenir une nouvelle pièce plusieurs semaines après le repas devient souvent laborieux.

Conserver les documents pendant la durée requise

L’article L123-22 du Code de commerce prévoit une conservation de dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. Le texte peut être consulté sur Légifrance. Cette durée dépasse la simple période de remboursement et oblige l’organisation à penser l’archivage comme une fonction durable.

Le stockage doit préserver la lisibilité et l’intégrité des documents. Un fichier isolé sur un téléphone personnel ne répond pas aux besoins de l’entreprise. Le dépôt dans Cleemy centralise la pièce et son rattachement à la dépense, tandis que les règles d’archivage de l’organisation déterminent la conservation, les accès et les éventuels transferts vers d’autres systèmes.

Protéger les données et répartir les droits d’accès

Les justificatifs peuvent contenir des informations personnelles : habitudes de déplacement, adresse, plaque d’immatriculation ou quatre derniers chiffres d’une carte. Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à l’ensemble de ces données. Les droits doivent correspondre aux responsabilités de chacun, avec un accès limité aux équipes concernées et aux administrateurs autorisés.

Le départ d’un collaborateur ne doit pas entraîner la disparition de ses dossiers comptables. L’entreprise organise la continuité d’accès et ferme les droits devenus inutiles. Les délégations temporaires doivent également prendre fin à la date prévue. Une revue périodique des profils réduit les accès excessifs accumulés après des changements de poste.

Éviter les erreurs de conformité les plus courantes

• Utiliser un reçu de carte bancaire comme unique description d’un achat complexe.
• Déclarer une dépense personnelle au milieu d’une facture professionnelle.
• Récupérer de la TVA sans disposer d’un justificatif approprié.
• Rembourser une opération déjà payée par une carte d’entreprise.
• Accepter un motif trop vague pour établir le lien avec l’activité.
• Supprimer trop tôt le document papier sans procédure de numérisation conforme.
• Laisser des droits d’accès actifs après un changement de fonction.

La prévention repose sur des contrôles placés au bon moment. Les champs obligatoires interviennent lors de la saisie, le manager vérifie le contexte et la finance examine la qualification comptable. Ce partage évite de faire porter toute la conformité sur un seul service. Il améliore également la traçabilité lorsque l’entreprise doit retrouver une pièce et comprendre la décision associée.

Un audit interne régulier peut cibler un échantillon de dossiers. Les contrôleurs examinent les justificatifs, les motifs, les exceptions, les délais et les imputations. Les anomalies récurrentes conduisent à modifier une règle ou à former un groupe d’utilisateurs. La démarche sert alors la qualité du processus, sans alourdir chaque opération quotidienne.

Optimiser Cleemy pour accélérer la gestion des dépenses au quotidien

Une fois le logiciel déployé, l’entreprise peut mesurer son fonctionnement avec des indicateurs simples. Le délai entre la dépense et sa déclaration révèle les habitudes de saisie. Le temps écoulé entre la soumission et l’approbation montre la disponibilité des valideurs. Le nombre de rejets, de pièces manquantes et de corrections comptables indique où concentrer les efforts.

Ces mesures doivent conduire à des actions précises. Si les justificatifs manquent souvent, une communication sur la photographie immédiate sera plus utile qu’une refonte complète des catégories. Si les notes restent bloquées chez quelques responsables, une délégation ou un rappel peut suffire. Une gestion pilotée par les causes évite d’ajouter des règles qui compliqueraient tous les dossiers.

Former les salariés avec des situations réelles

Une formation efficace s’appuie sur les dépenses rencontrées dans l’organisation. Elle montre comment enregistrer un déjeuner client, une nuit d’hôtel, un billet de train et un achat en devise. Les participants apprennent aussi à distinguer un paiement personnel d’une carte d’entreprise. Une démonstration mobile complète utilement les instructions écrites.

Le support peut tenir sur une page avec les principales catégories, les plafonds et les dates de traitement. Des captures d’écran facilitent le premier usage, à condition d’être mises à jour après une évolution de l’interface. Les nouveaux arrivants reçoivent ces informations dès leur prise de poste, avant leur premier déplacement professionnel.

Utiliser l’automatisation sans abandonner la vérification

L’automatisation prend en charge les tâches répétitives : reconnaissance de données, calcul selon des règles, détection d’écarts ou préparation d’exports. Elle réduit la ressaisie et attire l’attention sur les dossiers atypiques. Le salarié reste responsable de la concordance entre la pièce et la déclaration, tandis que le valideur apprécie la légitimité de la dépense.

Les propositions automatiques doivent être contrôlées lors des premières semaines. Une catégorie mal associée à un fournisseur fréquent peut produire une série d’imputations erronées. La correction du paramétrage évite ensuite des reprises mensuelles. Les équipes financières ont intérêt à consigner ces ajustements afin de conserver une configuration cohérente entre les entités.

Réviser la politique de dépenses avec les représentants concernés

Les règles de remboursement touchent directement les conditions de déplacement et les avances supportées par les salariés. Leur révision gagne à associer la direction, la finance, les ressources humaines, les responsables opérationnels et les représentants compétents. Les discussions portent sur les plafonds, les délais, les exceptions et la disponibilité de moyens de paiement professionnels.

Une négociation utile part des situations observées. Si le plafond hôtelier ne correspond plus aux villes régulièrement visitées, les demandes d’exception se multiplient et mobilisent les managers. L’ajustement peut prendre la forme de seuils géographiques, de réservations centralisées ou d’une validation préalable. La règle devient plus facile à appliquer lorsqu’elle tient compte des contraintes réelles.

Les délais de remboursement méritent le même examen. Les salariés qui voyagent souvent peuvent avancer des sommes élevées. Une carte d’entreprise, une avance de mission ou une fréquence de paiement accrue limite cette charge. La gestion des dépenses devient alors un sujet d’organisation du travail autant qu’un processus comptable.

Construire une routine mensuelle de contrôle

Une routine stable évite l’accumulation en fin d’exercice. Les salariés déposent leurs pièces au fil des achats, puis soumettent leur note avant l’échéance interne. Les responsables disposent de quelques jours pour valider. La finance traite les anomalies et prépare l’export à une date connue.

Chaque mois, l’administrateur examine les dossiers bloqués et les erreurs répétées. Il vérifie les changements d’équipe, les délégations arrivées à terme et les nouveaux centres de coûts. Un échange court avec la comptabilité suffit souvent à identifier les catégories mal utilisées. Cette maintenance régulière conserve la qualité du logiciel de gestion sans lancer de chantier lourd.

Adapter Cleemy aux évolutions de l’organisation

Une fusion d’équipes, l’ouverture d’un établissement ou un changement de plan comptable modifie les besoins. Les circuits, comptes et droits d’accès doivent être révisés avant l’entrée en vigueur de la nouvelle organisation. Une période de test permet de vérifier que chaque demande atteint le bon valideur et que les exports restent exploitables.

Les utilisateurs doivent connaître les changements qui les concernent. Une communication ciblée vaut mieux qu’un message général rempli de détails techniques. Les commerciaux reçoivent les nouvelles règles de déplacement, les managers découvrent leur périmètre d’approbation et la finance obtient la documentation du nouvel export. Cette répartition soutient une adoption durable de Cleemy.

La simplification ne repose donc pas sur la seule suppression du papier. Elle résulte d’une combinaison entre saisie rapide, règles compréhensibles, validation ponctuelle et traitement comptable fiable. Lorsque le paramétrage suit l’activité, les équipes passent moins de temps à rechercher des reçus ou à expliquer des rejets. Les demandes circulent avec un historique accessible et un statut identifiable par les personnes autorisées.

Questions pratiques sur Cleemy et les notes de frais

Comment ajouter un justificatif dans Cleemy ?

Le salarié photographie le reçu depuis l’application mobile ou importe un fichier disponible. Il contrôle ensuite la date, le montant, le fournisseur et la catégorie avant de rattacher la pièce à sa dépense. L’image doit montrer le document complet et rester lisible.

Une note validée est-elle immédiatement remboursée ?

Pas nécessairement. La validation managériale confirme la recevabilité de la demande, puis la finance peut effectuer ses contrôles, comptabiliser la note et préparer le paiement. Le délai dépend du calendrier défini par l’entreprise.

Faut-il conserver les justificatifs papier après leur téléchargement ?

La réponse dépend de la procédure de numérisation et d’archivage mise en place par l’entreprise. Tant que cette procédure n’assure pas la conformité, l’intégrité et la conservation requises, les collaborateurs doivent suivre les instructions internes concernant les originaux papier.

Cleemy peut-il gérer une dépense payée par carte d’entreprise ?

Oui, lorsque les moyens de paiement et les flux correspondants sont configurés. Le salarié associe le justificatif et complète le motif, mais l’opération ne doit pas entraîner un remboursement personnel puisqu’elle a déjà été réglée par l’entreprise.

Que faire lorsqu’une dépense dépasse le plafond interne ?

Le salarié joint le justificatif et explique les circonstances professionnelles du dépassement. Le responsable applique la procédure d’exception prévue par l’entreprise, puis accepte, demande une correction ou refuse la dépense avec un motif explicite.